Перечень обязательных кадровых документов

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ)

• Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ)

• График отпусков (ст.123 ТК РФ)

• Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст.6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (в послед.ред.) "О персональных данных")

• Трудовые договоры (ст.ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ)

• Трудовые книжки (ст. ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»)

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п.40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п.40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")

• Табель учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ)

• Личные карточки (п.12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

• Приказы: приказы о приеме работников на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках,  о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

• Основания к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК Ф)

• Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях.

• Утвержденная форма расчетного листка.

• Коллективный договор обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

• Положение об оплате труда и премировании обязательно, если какие-то из условий системы оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы в коллективным договоре, в штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка, принятыми с учетом мнения представительного органа работников.Предупреждаем, что на практике некоторые инспекторы придерживаются мнения, что отдельный локальный нормативный акт, регулирующий оплату труда (положение об оплате труда), обязательно должен быть у любого работодателя. В случае отсутствия такового инспекторы считают это нарушением ст. 135 ТК РФ, привлекают работодателя к административной ответственности. Мы полагаем, что требование о наличии такого документа необоснованно, если система оплаты труда установлена в таких локальных нормативных актах, как штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, принятыми с учетом мнения представительного органа работников. Напомним, что согласно ст. 135 ТК РФ: «Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права… Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников».

• Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы обязательны, если работодателем проводится аттестация работников (ч.2 ст.81 ТК РФ).

• Положение о коммерческой тайне, определяющее перечень информации, относящейся к коммерческой тайне, устанавливающее режим коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение и др., – обязательно, если в трудовых договорах работников установлена обязанность сохранять коммерческую тайну (Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (в послед.ред.) "О коммерческой тайне").

• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем должен быть установлен у работодателя, если кто-то из работников трудится в режиме ненормированного рабочего дня. Согласно ст. 101  ТК РФ Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем  устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

• График сменности обязателен при наличии сменной работы (ст.103 ТК РФ).

•  Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации – если рабочий день работников делится на части и это не установлено в других локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст.105 ТК РФ).

•  Локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения работникам, не получающим оклад, за нерабочие праздничные дни, - если есть работники-«неокладники» и такое вознаграждение не установлено правилами внутреннего трудового распорядка и иными имеющимися у работодателя локальными нормативными актами, принятыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (ст.112 ТК РФ).

•  Локальный нормативный акт о командировках, журнал выбытия, журнал прибытия командированных работников, приказ о назначении ответственного лица за ведение журнала выбытия, журнала прибытия командированных работников и проставлении отметок в командировочных удостоверениях – обязательны, если у работодателя работники направляются в командировки  и/или он принимает командированных работников (ст. 168 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".

•  Документы, регулирующие профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации, условия совмещения учебы с работой – соответственно понадобятся, если работники проходят профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации (ст.196 ТК РФ).

• Должностные инструкции могут понадобиться, если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах.

• Договоры о полной материальной ответственности нужны, если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке.