Аудит кадровой документации

Современные трудовые отношения между наёмным сотрудником и работодателем обусловлены четким исполнением многочисленных нормативно-правовых и локальных актов, предусмотренных российским трудовым законодательством.

Стоит отметить, что отечественное законодательство является наиболее строгим по отношению к работодателю и по сравнению с этим же законодательством в других странах. Многогранность современных трудовых отношений и строгое законодательство, во многих случаях просто не позволяет сотрудникам кадровых служб предприятий соблюдать все нормы их исполнения. Если же предприятие функционирует в области производства, добычи/переработки природных ресурсов и иных «опасных» областях деятельности для его сотрудников, то перед руководством стоит ещё одна сложная актуальная задача — создание и формализация нормативной локальной базы в области охраны труда и промышленной безопасности.

Не соблюдение предписывающих актов в данных областях грозит руководству предприятия привлечением к административной и даже к уголовной ответственности (если, в последнем случае, произошел несчастный случай). При этом, стоит учесть, что государство в последнее время всё больше внимания уделяет данному вопросу, поэтому всё более активными и становятся контрольно-надзорные органы, в частности, систематические проверки Государственной трудовой инспекции и Ростехнадзора.

Специалисты нашей Компании, имеющие огромный опыт взаимодействия с контрольно-надзорными органами в данных областях, помогают нашим клиентам привести локальные нормативные документы в полное соответствие с трудовым законодательством и законодательством в области ОТ и ПБ, тем самым, нивелировать риски, связанные с данным аспектом функционирования предприятия. Наш опыт позволяет нам проводить аудит в самых разных компаниях, как в небольших организациях, так и в крупных производственных и/или ресурсодобывающих предприятий.

Когда необходим аудит кадровой документации и локальных актов в области ОТ и ПБ? 

Этап создания предприятия и отсутствие профильных специалистов;

Возникшие сложности в связи с трудовыми отношениями внутри компании;

Смена руководства структурных подразделений, отвечающих за данные направления деятельности;

Предстоящая проверка государственных контрольно-надзорных органов (ГИТ, Ростехнадзор).

Кадровый аудит включает в себя:

Общий анализ кадрового учета и кадровой политики организации.

Проверка всех документов кадрового учета, таких как трудовые книжки, трудовые договоры, кадровые приказы (прием и увольнение работников, командировки, отпуска и т.п.), личные карточки работников, должностные инструкции, графики отпусков и прочие документы.

Анализ локальных актов и инструкций на предмет их соответствия требований нормативных актов: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда и т.п.

Проверка оформления документов, касающиеся привлечения иностранной рабочей силы, а также оформления трудовых отношений с иностранными работниками.

Проверка соответствия фактических должностных обязанностей тем, которые закреплены в трудовом договоре и должностной инструкции.

Анализ иных документов, имеющих отношение к трудовому законодательству.

По результатам кадрового аудита клиенту представляется отчет, содержащий мнение компании о соответствии кадровых документов трудовому законодательству РФ.

Отчет также будет содержать:

Мнение компании о существующей системе кадрового учета клиента.

Выявленные в ходе аудита существенные нарушения, трудового законодательства РФ с указанием соответствующих норм законодательства.

Список выявленных в процессе проверки ошибок, обнаруженных в кадровом делопроизводстве.

Список отсутствующих обязательных кадровых документов и внутренних нормативных актов по труду, которые обязательно должны быть в наличии.

Рекомендации по исправлению выявленных нарушений.

Стоимость:  от 15 000 рублей (определяется исходя из количества должностей и сложности деятельности организации)

Ответственность работодателя:

Отсутствие кадровых документов в некоторых случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя может быть наложен административный штраф ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на ИП от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если в организации трудятся иностранцы, то кадровые документы должны быть оформлены с особой тщательностью, так как нарушение законодательства в сфере привлечения иностранной рабочей силы может грозить наложением административного штрафа от 400 до 800 тыс. руб. либо административным приостановлением деятельности на срок до 90 суток согласно ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ.

А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость, документы на командировку) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносам. За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа 120 НК РФ:

грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере
10 000 руб.

те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 30 000 руб.

Помимо вышеуказанных штрафов организация может столкнуться с тем, что из-за неправильно оформленных документов при проверке организации налоговыми органами:

ряд расходов будут исключены из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, что приведет к доначислению налога на прибыль, штрафам и пеням;

ряд выплат работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей будут переквалифицированы в доходы работников и как следствие доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пеней.